Как сдавать отчетность в электронном виде?

Государством производится слежка за всеми имеющими деньги: государство желает знать о сумме вашего заработка и количестве потраченных вами средств. Для осуществления слежки используются ваши отчеты и присланные проверки. Для отсутствия вопросов из госорганов по поводу финансов (и следовательно новых проверок) необходимо точно по срокам предоставлять отчеты органам контроля.

В зависимости от системы налогов и вашей деятельности, составляется список государственных органов, перед которыми вам необходимо отчитываться. Как минимум это 3 органа: налоговый, пенсионный и Фонд социального страхования. Чтобы избежать очередей и бумажной волокиты стоит пользоваться интернет отчетностью. Ниже будут описаны различные электронные сервисы, из которых вы сможете выбрать удобный себе.

Зачем нужна интернет отчетность

Государству нет разницы в каком виде вы подаете отчет, бумажным иди сетевым способом. Однако интернет способ намного удобнее бумажного: нет необходимости в печати бумаг и поездке в местное отделение регистрации, отсутствие необходимости стояния в очереди помогает существенно сэкономить время. Также электронный отчет занимает намного меньше времени чем бумажный: бумажный необходимо предоставить до 15, а электронный до 20.

В некоторых ситуациях электронный отчет является обязательным, условия определяются госорганом. К примеру НДС и отчеты идущие от организаций в которых работает более 100 сотрудников, принимаются налоговой только в электронном виде. Также Пенсионным фондом и социальным страхованием не принимаются бумажные отчеты от компаний в которых работают более 25 людей.  Для правильного оформления отчета стоит почитать правила размещенные на сайтах госорганов которые вам необходимы.
 

Как подавать электронную отчетность

Подача отчетности через интернет осуществляется через личный кабинет на официальном сайте государственного органа, или любого оператора электронного документооборота (ЭДО). И если в первом случае вам необходима только ваша электронная подпись, то во втором к вашей подписи прибавляется программа оператора.

Отчеты в госорганы обязательно надо сдавать подписанными. Бумажные отчеты подписываются ручками, электронные - электронной подписью. Для отправки отчетов через сеть, вам необходимо будет приобрести электронную подпись.
 

Подача электронной отчетности через личный кабинет

На любом из официальных сайтов органов контроля имеется возможность завести личный кабинет. Личный кабинет является персонально вашим разделом где для вас указаны все взносы, переплаты и долги.  В личном кабинете имеется возможность подачи отчетов, для этого указана нужная форма и правила её заполнения.

Отчетность в налоговую, социальное страхование и ПФ можно подать при помощи личного кабинета на сайте налоговой. В случае необходимости подачи отчетности в другие госорганы, вам придется пройти регистрироваться на их сайтах отдельно, единого сайта пока не имеется.

В вашем личном кабинете на сайте налоговой указаны все взносы, задолженности и переплаты относящиеся к вам.

Создание личного кабинета бесплатно. Выполнить вход в личный кабинет возможно двумя способами: учетная запись государственных услуг или КЭП - квалифицированная электронная подпись. Однако отправка документов осуществляется только с КЭП.

В некоторых случаях для госорганов необходима еще одна электронная подпись. К примеру для ЕГАИС электронная подпись используемая на сайте налоговой не подойдет. Чем больше подписей - тем больше расходы. Также вам придется составить график и самостоятельно производить слежку за отчетным календарем.

Отчет при помощи личного кабинета - является отличным вариантом для индивидуальных предпринимателей и малых компаний подающих небольшое количество отчетов.В случае отчета сразу нескольким ведомствам с различными электронными подписями, следует доверить это специальному оператору.
 

Подача электронной отчетности при помощи оператора электронного документооборота

ЭДО - является организацией специализирующейся на настройке документооборота между компаниями, или между ними и государством. Документы отправляемые через ЭДО, имеют вашу электронную подпись, и следовательно приобретают юридическую силу. Операторами ЭДО используется криптозащита для безопасной передачи документов. Государством проверяется надежность, и выдается разрешение на работу.

Операторами электронного документооборота продаются программы для подачи отчетов. В программах отчеты собираются в одном окне, и у вас не будет необходимости регистрации в личных кабинетах госорганов. В программе чаще всего имеются стандартные функции, такие как: шаблоны отчетов, проверка ошибок в заполнении, календарь бухгалтера - график с напоминанием сроков сдачи. Подпись отчетов осуществляется одной КЭП. Программа отлично подходит для тех, кому необходимо сдавать множество отчетов в различные органы контроля.

Цена на программу составляется в соответствии с количеством подключенных государственных органов и комплекта функций. В государственный реестр входит 120 операторов ЭДО, которым можно доверять.
 

Как правильно выбрать программу для электронной отчетности

Программа необходима для удобства подачи отчетностей. Основными критериями на которые следует обратить внимание при выборе являются: наличие связи с необходимыми госорганами, напоминание об отчетах, проверки на ошибки в заполнении и интеграция с созданной вами системой бухгалтерского учета.
 

Количество направлений

Количество направлений - то есть количество госорганов в которые имеется возможность отправки отчетов. Стандартным набором являются - ФНС, Фонд социального страхования и ПФ. В расширенную версию могут входить - Росстат, Росалкогольрегулирование и Российский природный надзор. Чем больше направлений, тем больше цена. К примеру в Москве у оператора "Калуга-Астрал" два направаления стоят 2900, а четыре обойдутся уже в 3900 рублей в год. Узнайте в какие из контролирующих органов вам необходимо отправлять отчет, и выберите себе программу имеющую все нужные вам направления. Помните что чем больше государственных органов поддерживает программа, тем она дороже. Выбирайте программу только с теми направлениями которые будете использовать.
 

Переписка с государственными органами

Переписка с госорганами - является вашим персональным каналом связи. Необходимость переписки обуславливается тем, что часто изучив ваш отчет, государственному органу необходимы какие либо пояснения, и они высылают вам письмо с их требованием. В том случае если в программе отсутствует возможность переписки, вы не сможете увидеть и ответить на требование. Если какое то время игнорировать письма из государственных органов, они могут назначить штраф. Чтобы быть уверенным в получении уведомлений, стоит заранее выбирать программу с возможностью переписки.
 

Календарь бухгалтера

Календарь необходим, для напоминания о наступлении отчетного периода. Виды и периодичность подачи отчетов зависят от вашей системы налогообложения. Календарь производит настройку под неё, и включает в список госорганы которым необходимо предоставить отчетность. Это поможет вам не забыть о времени отчета.
 

Сверка

Сверка - является функцией, которая предупредит вас, если введенные данные недействительны. Она является защитой от мелких ошибок вроде лишнего ноля в сумме при отчете. Всегда следует отдавать предпочтение программе со сверкой - это поможет избежать множества неприятностей.
 

Интеграция с системами бухгалтерского учета
 

Интеграция необходима для формирования отчета в своей системе бухгалтерского учета, его загрузки в программу ЭДО и дальнейшей отправки. Если интеграция отсутствует, отчет можно составить внутри самой программы ЭДО, однако это займет намного больше времени. В том случае если вы привыкли формировать отчеты в "1С" или "Моем деле", вам следует найти программу документооборота имеющую интеграцию.
 

Принцип установки
 

Программы документооборота разделяют на онлайн и офлайн. Офлайн-программы можно установить на ПК, данные будут сохраняться на компьютере -  и работа с документами также будет осуществляться только с этого компьютера. Онлайн - позволят сохранять информацию в облаке, то есть удаленном хранилище - доступ к хранилищу осуществляется с любого ПК, ноутбука, планшета и телефона.

Некоторыми операторами предоставляются онлайн и офлайн версии программ. Каждая версия имеет свои преимущества, выбирайте ту которая вам подойдет. Онлайн версия - это работа из защищенного онлайн-кабинета вход в который осуществляется через интернет. Офлайн версия - работа в программе которая установлена на ваш компьютер (соединение с интернетом при этом не требуется).

Дополнительным преимуществом, будет наличие у программы мобильного приложения. Конечно заполнение форм с телефона неудобно, и проще будет заполнить их с компьютера. Зато вы всегда сможете при провести проверку статуса отчета, даже при стоянии в пробке.
 

Краткая инструкция
 

1. Стоит определиться, с видом подачи отчетов: бумажный или интернет способ. Стоит помнить что некоторые виды отчетов, например НДС, подаются только в электронном виде.

2. При выборе интернет способа, необходимо подсчитать количество госорганов, которым необходимо подавать отчет. В том случае если органов мало, приобретите КЭП и передавайте отчетность с помощью личных кабинетов. Подача является бесплатной.

3. Если отчетов большое количество, стоит приобрести программу для подачи отчетов. Программы являются платными, однако они отличаются удобством: все государственные органы имеются в одном окне, имеется встроенный календарь бухгалтера и проверка ошибок при заполнении. В любом случае это выйдет дешевле чем оплата штрафа.

4. Программы для электронной отчетности производят только сертифицированные государством компании. Поэтому следует выбирать оператора, внесенного в государственный реестр.

5. В программе следует обратить внимание на подключенные госорганы. Если есть лишние, их стоит отключить чтобы не платить за лишние направления.

6. Дополнительным плюсом будет наличие в программе переписки с государственными органами, сверки и интеграции с системой бухгалтерского учета.

7. Необходимо решить какая версия: онлайн или офлайн для вас удобнее. Серьезным преимуществом онлайн версии является возможность отправки документов с любого компьютера. Однако офлайн версия обеспечивает намного большую защищенность в плане кофиденциальности.
 

Сравнение онлайн и офлайн версий:
 

Онлайн версия имеет следующие преимущества:

1. Сдача отчетностей с любого изх компьютеров, в любой точке мира. Отсутствие привязки к рабочему месту в оффисе

2. Интуитивно понятный интерфейс

3. Наличие автоматических обновлений

4. Совместимость системы с различными бухгалтерскими программами, которые обеспечивают выгрузку в утвержденном Федеральной налоговой службой формате
 

Преимущества офлайн версии:
 

1. Подготовка и шифрование отчетностей в офф-лайн режиме, для предоставления максимальной безопасности

2. Программа является многопользовательской, следовательно имеется возможность работы с отчетностью одновременно нескольким бухгалтерам со своих рабочих мест

3. Всего одна программа, позволяющая сдавать отчетности сразу за несколько организаций

Для средних и крупных организаций мы рекомендуем Контур.Экстерн

Для индивидульных предпринимателей Контур.Эльба

16.08.2018