Подключение онлайн-касс по 54-ФЗ, заключением договора ОФД и получением КЭП

Что необходимо сделать, чтобы максимально быстро и без лишних затрат подключиться на работу через онлайн кассу.

Перейти на работу с онлайн кассой необходимо как можно быстрее, так как реформа по 54 ФЗ уже принята. Теперь на территории нашей страны действуют новые правила применения кассовых аппаратов.

Закон, который появился еще в 2003 году, был окончательно принят 3 июля 2016 года. Согласно ему функционал действующей ККМ по фиксации оказанных услуг или продаже товара должен быть модернизирован, чтобы иметь возможность при помощи интернета передавать сведения о своей деятельности в налоговую службу. Передача информации должна проходить через официальных операторов фискальных данных.

В список обязательной для распечатки информации на чеке добавится несколько новых полей. Теперь кассовый чек несет в себе следующую информацию:

• Наименование оказываемой услуги (товара, либо выполненной работы);
• Система налогообложения, которой пользуется исполнитель;
• Применяемая ставка НДС;
• QR код

Кроме классического бумажного чека, клиент теперь в праве получить электронный вариант документа, который могут отправить на почтовый ящик либо текстовым сообщением на телефон.

Отправка электронного чека является обязательной в том случае, если клиент заранее сообщил для этого свои контактные данные. Наличие на чеке QR кода позволит покупателю в любой момент проверить корректность полученного бумажного фискального документа, просканировав код через любую считывающую программу на телефоне.

Все эти действия должны быть настроены на кассовых аппаратах в срок до 1 июля 2017 года.

Процесс подготовки к нововведению

До озвученной даты все организации могут спокойно и скрупулезно подойти к выбору оператора, кассовых аппаратов и других моментов. Начните подготовку заранее, чтобы избежать впоследствии штрафов за отсутствие процедуры передачи данных в налоговые органы.

Чем дольше оттягивать процесс организации до онлайн системы, тем больше вероятность попасть на пик ажиотажа, когда все начнут заказывать установку в последний момент. Тем самым уже сейчас вы сможете получить преимущество: выбрать подходящего для вас ОФД, подключиться по специальным акциям и значительно сэкономить на ведении и обслуживании онлайн системы расчетов. Не забудьте снять старые кассовые аппараты с учета (в случае необходимости) и выберете удобное время для посещения налоговой.

После того, как вы определитесь с каким оператором связи хотите продолжить сотрудничество, необходимо оговорить все пункты вашего соглашения. Это позволит завершить 1-ый из обязательных пунктов по оформлению онлайн-кассы и начать готовится к следующему этапу перехода.

Через некоторое время в свободной продаже в большом выборе появятся различные комплекты для модернизации техники и обновленные фискальные аппараты по отдельности; у вас уже будет выбор оставлять приобретенное по договору оборудование, заменить его полностью или же сделать небольшое модернизирование. К этому моменту вы уже будете четко знать преимущества и недостатки используемой системы и есть ли необходимость в её замене (модернизации).

В то же время, если договор с оператором уже будет действовать, то можно смело регистрировать установленную кассу через интернет и начинать отправлять данные по оформленным сделкам.

Подробная инструкция по переходу на работу с онлайн-кассой

Заключить договор с оператором фискальных данных

ОФД является обязательным посредником при проведении отчетных документов. Именно он занимается приемом, хранением и последующей передачей данных в ФНС. Он же отвечает за безопасность и конфиденциальность полученной информации. Оператор должен иметь соответствующую лицензию, обладать технической возможностью для работы с большим количеством информации и иметь ряд других разрешительных документов.

На что стоит обратить внимание при выборе:

Предлагаемое количество услуг.

Речь идет о базовом функционале, предоставляемом бесплатно, а также о наличии дополнительных услуг, за которые необходимо доплачивать оговоренную договором сумму. В качестве примера можно отнести подход оператора к операциям по регистрации, ежедневному снятию учета через сеть. Каким образом это делается и на какой объем рассчитаны. Способна ли система выгружать данные в таблицу и составлять наглядные графики движения товара? Есть ли возможность получать в реальном времени доступ к пробитым чекам для ведения анализа не только общего, но и конкретным показателям (кассиры, торговые точки, временные промежутки и т.д.).

Опыт ОФД

Важный момент, на котором стоит заострить внимание. Если оператор параллельно является агентом по электронному документообороту, то это означает большие возможности и стабильность компании по переработке данных. В случае непредвиденных обстоятельств, опытные операторы быстро находят выход из сложных ситуаций без потери информации и сбоев в работе.

Техподдержка

Наличие круглосуточной службы поддержки большой плюс для клиента. Особенно важным это становится в первое время, когда касса уже запущена, а полного понимания процесса работы у сотрудников нет.

Подключение к ОФД

Этот пункт не должен вызвать сложностей. Если вы выбрали с кем хотите сотрудничать, просто оставьте заявку в специальной форме на сайте оператора и специалисты свяжутся с вами в ближайшее время для уточнения всех деталей и дальнейшего оформления договора.

Обновление кассы

Ряд кассовых аппаратов может быть модернизирован в соответствии с требованием 54 ФЗ и покупка новых ККМ в этом случае не обязательна. О моделях, которые поддаются обновлению, можно узнать на сайтах производителей вычислительной техники. Поэтому прежде чем покупать новый аппарат обязательно посмотрите необходимую информацию по модернизации вашей модели.

После начала сотрудничества с оператором важно внести информацию об операторе в систему кассы при помощи настроек аппарата. Дальнейшие настройки для передачи данных не нужны, так как все будет происходить в автоматическом режиме.

Если кассовый аппарат, которым вы пользуетесь невозможно обновить, придется заменить его на более современную модель. При покупке убедитесь, что данные о приборе будут внесены в Реестр ККТ.

При необходимости замены кассы старый терминал обязательно нужно снять с учета. Это делается исключительно при посещении инспекции. Все остальные операции, связанные с запуском кассы ведутся в онлайн режиме на рабочей точке организации.

Модернизация ККМ

Если у вас модернизируемая касса, то ваш следующий шаг - установка комплекса модернизации. При этом происходит замена ЭКЛЗ на фискальный накопитель. Его задача заключается в хранении и шифровании всех полученных данных для последующей передачи их оператору. Фискальный накопитель для малого бизнеса должен быть заменен через 36 месяцев обслуживания, для всех остальных участников системы замена обязательна каждый год.

В комплект модернизации для ККТ входит:

• Обновленное программное обеспечение;
• Обновленная прошивка для кассового аппарата;
• Различные изменения аппаратной части;
• Специальные разъемы для работы (при необходимости).

Не стоит заниматься обновлением аппаратуры самостоятельно, чтобы ничего не перепутать. Лучше обратиться в специализированные центры, имеющие сертификаты на работу с онлайн-кассами.

Расходы на установку

Компании на общем налогообложении могут списать приобретение новой техники на общие расходы; организациям на упрощенке стоит зафиксировать покупку как материальный расход, а тем, кто работает по ЕНВД запланирован налоговый вычет, компенсирующий покупку нового оборудования. Как будет происходить момент возврата вычета, и будут ли применены льготы для других систем налогообложения точно еще не известно. Разработкой этого положения в данный момент занимается Минфин России.

Подключить ККМ к интернету

Нет четких указаний по способу подключения системы, поэтому выбор провайдера и способа подключения остается за клиентом.

Провести регистрацию модернизированной либо новой ККТ

Согласно вступившему в силу 54 ФЗ, процедуру по запуску и регистрации онлайн-кассы в системе можно проводить удаленно, без необходимости посещения налоговой. Для этого достаточно через электронный доступ заполнить заявление в личной кабинете налогоплательщика и заверить его электронной подписью. После получения от вас данных ФНС выдаст вам номера, присвоенные каждой используемой кассе. Эти данные необходимо внести на фискальный накопитель, сформировать отчет и передать его данные в налоговую службу. Сотрудники гос. учреждения проверят корректность работы оборудования и вышлют электронную регистрационную карту. С этого момента касса полностью готова к использованию.